Что ваши сотрудники хотят, чтобы вы знали о лучших встречах


Если вы похожи на большинство владельцев бизнеса, вы начинаете день с просмотра своего календаря и определения количества встреч, которые у вас запланированы в течение дня. Часто бывает довольно много каждый день, многие из которых помечены как срочные. Это может быть настоящим убийцей продуктивности, не говоря уже о убийце настроения.

Фактически, встречи – одно из первых, на что я обращаюсь, когда начинаю работать с новым клиентом по бизнес-коучингу, потому что они отнимают у них огромную часть дня. Когда я нахожу клиента, который борется с постоянным потоком встреч и перерывов, мы задаем ряд вопросов о встречах, которые они проводят. Вопросы вроде:

  • Сколько встреч у вас в среднем в день?

  • Вы должны присутствовать на всех из них, или любой из них может быть передан одному из членов вашей команды?

  • Все ли встречи, которые вы в настоящее время проводите или в которых участвуете, приносят реальную пользу?

  • Или они просто превратились в скучную рутину?

  • Какие из них действительно приносят наибольшую пользу?

  • Какие встречи можно отменить, сделать менее частыми или более короткими?

  • Какие встречи нужно добавить или продлить?

Как только мы ответим на эти вопросы, мы часто увидим образец бесполезных и ошибочных встреч. Если вы оказались в подобной ситуации, вот несколько советов, как проводить более продуктивные встречи.

1. Всегда планируйте встречи заранее.

Если у вас нет повестки дня, не проводите собрание. Шансы на то, что вы сойдете с рельсов и потратите время на вещи, которые не создают ценности, очень высоки. Вместо этого отложите встречу, пока не сможете заранее выделить немного времени, чтобы изложить повестку дня.

2. Начните с сильного.

Начните вовремя и начните уверенно. Перейдите прямо к своей повестке дня и переходите к сути. Время каждого ценно, и если вы тратите пять или десять минут на каждую встречу, чтобы разогреться, час или больше может быть потрачен впустую на светскую беседу.

3. Оставайтесь сосредоточенными.

Легко отвлечься. Труднее сосредоточиться на задаче, но затраченные усилия того стоят. Следуйте своей повестке дня, и, если вы действительно столкнетесь с проблемой, запишите ее в качестве будущего действия и рассмотрите ее в другое время.

4. Дайте каждому возможность высказаться.

Остерегайтесь одной или двух сильных личностей, которые украдут вашу встречу. Это включает вас! Простой способ дать голос более спокойным участникам – дать им время «записать» свои идеи, мысли или предложения, чтобы поделиться с вами позже.

5. Уточняйте элементы действий по мере продвижения.

У вас долгая встреча, и вы ничего не хотите пропустить? Отметьте все важные действия по ходу работы, в том числе:

  • Кто?

  • Делает то, что?

  • К какому сроку?

  • По какому стандарту?

  • Как замкнуть петлю?

Рассмотрите возможность выбора одного человека, который будет записывать это на каждой встрече.

6. Резюме после встречи.

После того, как собрание закончится, разошлите электронное письмо с отчетом о собрании, в котором излагаются пункты действий и вопросы для обсуждения, которые были затронуты на собрании. При необходимости добавьте резюме в свое программное обеспечение для управления проектами.

Прежде всего, будьте последовательны в своих действиях. Календарь, полный бессмысленных встреч, не к чему стремиться. Календарь, полный хорошо спланированных встреч с добавленной стоимостью, которые помогут продвинуть ваш бизнес вперед.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.



Переведено на русский

Поделитесь этой информацией с тем, кому это может быть интересно:
0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии